Acuerdo por servicios fotográficos por escrito.

Siempre les recomiendo tener cuidado con los detalles, esta actividad es el resultado de un conjunto de detalles que deben realizarse acertadamente, para lograr un resultado admirable, cualquier descuido u olvido, puede ocasionar muchos dolores de cabeza.

Los detalles son tantos y es tanta la emoción que sentimos cuando tenemos la oportunidad de hacer un trabajo por encargo, que a veces olvidamos los más elemental, un contrato…

 

Es necesario un contrato?

Si quieren incursionar profesionalmente en el mundo de la fotografía realizando sesiones de eventos y actividades sociales, es sumamente importante que tengan un contrato que defina claramente que es lo que el cliente recibirá de ustedes.

Un acuerdo por escrito es la forma más civilizada de solucionar cualquier problema que se presente durante el desarrollo o después de concluir el trabajo, en el se deben estipular todas las situaciones que podrían presentar conflicto de intereses.

 

Datos elementales.

El contrato debe incluir nombre y dirección del cliente y de nosotros, lugar y hora del evento, así como el periodo de tiempo por el cual se nos esta contratando, detallando de manera específica hora de inicio y hora de finalización de los servicios.

Debe incluir una clausula inicial donde se especifique que el presente acuerdo o contrato sustituye a cualquier otro que se haya llevado a cabo, verbal o por escrito, para que se establezca la precedencia del actual documento.

 

Clausulas más importantes.

Reservaciones: Si trabajan con un calendario de reservaciones, es necesario crear una política sobre los anticipos y las cancelaciones que pueden ocurrir por diversos factores; algunos fotógrafos imponen el cobro de un porcentaje sobre el mismo según el periodo en que se realice la cancelación y en situaciones extremas incluso es posible establecer que el importe del anticipo podría no ser reembolsable.

Servicios: La descripción detallada de los servicios que se llevaran a cabo, dejando constancia por escrito de lo que se entregara como servicio, por el pago total y en caso de tener una lista de situaciones que podrían generar costos extra, se debe incluir un anexo con la lista.

Términos y condiciones del pago: En estas clausulas se debe establecer el importe que se debe pagar por el servicio y la forma en que se deben llevar a cabo estos pagos, de ser necesario con fecha de vencimiento. Si entre sus policitas de cobro existe algún recargo por concepto de pago tardío, es necesario incluirla en esta sección.

Cancelación: aun que a nadie le gusta, puede ocurrir por diversas razones, por lo tanto es necesario dejar constancia fiel de la política que se aplicara en el remoto caso de ser necesaria la cancelación, tanto por parte del cliente como por parte de ustedes; si pueden incluir de forma enumerativa, mas no limitativa algunos ejemplos comunes háganlo.

Cooperación: Ya que estamos hablando de un acuerdo entre dos personas para que se lleve a cabo un servicio, es recomendable incluir clausulas donde se establezca claramente la cooperación que esperamos por parte del cliente, esto incluye periodos de tiempo previos al evento, durante el desarrollo del evento y posteriores al evento. Estas clausulas son las que nos simplifican nuestro trabajo, por que dejamos por escrito cual es la responsabilidad del cliente, que muchas veces cree que él no tiene ninguna, para el exitoso desarrollo del servicio.

Métodos de selección: El contrato debe incluir clausulas donde se presente la metodología que se llevara a cabo una vez que el servicio ha concluido, por ejemplo la forma en que el cliente podrá ver por primera vez las fotografías; si el servicio incluye una determinada cantidad de fotografías y es parte de su forma de trabajar, que el cliente pueda hacer una selección entre todas las fotografías o si eso no es posible, se debe dejar por escrito.

Derechos de autor: Tal vez las clausulas más controversiales de un contrato para la prestación de servicios profesionales de fotografía sea en lo referente a quien es el propietario de los negativos y todas las imágenes que se creen a partir de estos; las personas creen que por ser ellos los que aparecen en las imágenes o por el hecho de que pagaron por el servicio, entonces ellos son los propietarios de las mismas. Las fotografías son consideradas piezas de arte y por lo tanto son propiedad del autor, o sea el fotógrafo.

Garantías: Todo prestador de servicios serio debe ofrecer a sus clientes alguna garantía muy bien delimitada, así como todas aquellas situaciones que no aplican para hacer efectiva esa garantía.

Permisos de uso y usufructo: Para no tener problemas legales es recomendable agregar clausulas que estipulen lo que los clientes podrán hacer con las fotografías, por ejemplo poder imprimirlas si les entregamos un disco con las imágenes; pero también debe incluir lo que no podrán hacer, como venderlas, usarlas en cualquier medio para publicidad o incluso eliminar la marca de agua que establece nuestra autoría.

Anexos: A todo contrato se le añaden hojas especiales que se denominan anexos, en estos anexos se agregan los detalles como son los precios, las cuotas y situaciones especiales como viáticos y costos adicionales por motivos de viaje y seguros. Por lo general son temas que pueden variar entre servicio y servicio o incluso a lo largo del tiempo.

Publicidad: Si tiene una página web o un blog o algún lugar donde publiquen sus mejores trabajos fotográficos, es importante incluir clausulas que le indiquen al cliente que esta actividad se llevara a cabo y que estamos en nuestro derecho por ser los propietarios, pudiendo usar las imágenes en espectaculares, volantes, anuncios de televisión, revistas, etc. Sin que esto pueda dar pie a una demanda de cualquier índole. Desde luego esta clausula es muy dura, pero nosotros podemos ser flexibles con las personas que se inconformen, con la intención de llegar a un acuerdo al respecto, mismo que se debe incluir por escrito en algún anexo.

 

Comentario final.

Desde luego que no soy abogado y mucho menos puedo opinar con respecto a las leyes de los países desde los cuales nos visitan; estoy consciente que sería muy irresponsable de mi parte hacer algo así, pero esto no me impide darles algunos consejos sobre los temas que si deben considerar, para que al revisar un contrato que les haya elaborado su abogado, puedan saber sin necesidad de ser expertos en leyes, si el contrato seria lo suficientemente amplio y explicito para poder protegerlos, tanto a ustedes como a sus clientes.

Suerte.